เอกสารปริมาณมหาศาลที่ไม่ได้รับการจัดระบบและจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ทำให้ต้องใช้เวลาค้นหา เสี่ยงสูญหาย อาจใช้ผิดวัตถุประสงค์ อีกทั้งต้องจัดหาสถานที่จัดเก็บด้วย ทำให้ในปัจจุบันหลายองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นเริ่มนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban มาใช้ เพราะช่วยลดเวลาค้นหา สะดวกในการเข้าถึงข้อมูล เสริมความปลอดภัย และประหยัดค่าใช้จ่าย

ซึ่งหากท้องถิ่นของคุณกำลังเริ่มต้นมองหาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือกำลังหาตัวเลือกบริการ E-Saraban ใหม่ ๆ ลองมาทำความรู้จักกับบริการจาก Bedrock กันว่ามีฟังก์ชัน และจุดเด่นที่ตอบโจทย์ท้องถิ่นได้อย่างไรบ้าง

E-Saraban จาก Bedrock คืออะไร

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Saraban) จาก Bedrock เป็นระบบให้บริการรับส่งหนังสือ จัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อส่งต่อ สั่งการ และลงนามในเอกสารหรือส่งเข้าระบบหนังสือเวียนที่มีการลงนามรับทราบผ่านระบบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ มีความปลอดภัยสูง และสามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารได้

ฟังก์ชันการทำงาน E-Saraban จาก Bedrock

E-Saraban จาก Bedrock มีฟังก์ชันที่ตอบโจทย์กระบวนการทำงานด้านเอกสาร ประสานงาน การประชุมงาน การลงนามหนังสือที่ถูกต้องตามกฎหมาย และป้องกันข้อมูลของท้องถิ่นได้เป็นอย่างดี ด้วย 6 เมนูเด่น ได้แก่

1. เมนูหนังสือทั้งหมด เป็นเมนูที่จะแสดงข้อมูลหนังสือในระบบของเทศบาล โดยมีการแยกและจัดระบบตามหน่วยงานภายในท้องถิ่น พร้อมกันนั้นยังสามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงและดูหนังสือได้ด้วย

2. เมนูงานของฉัน เป็นเมนูแสดงข้อมูลหนังสือที่ต้องดำเนินการ เช่น สร้างหนังสือ ลงนามหนังสือ พิจารณา/รับทราบหนังสือ เป็นต้น

3. เมนูสร้างหนังสือ เป็นเมนูสำหรับการสร้างหนังสือภายในและส่งออกภายนอก ที่มีทั้งข้อมูลหนังสือ รายละเอียดหนังสือ ภาพรวม และเส้นทางหนังสือว่าทำอะไรมาบ้าง ส่งต่อไปให้ใคร และอยู่สถานะไหน เป็นต้น

4. เมนูรับหนังสือ เป็นเมนูสำหรับการสร้างหนังสือภายนอกรับเข้าที่มีทั้งข้อมูลหนังสือ รายละเอียดหนังสือ ภาพรวม และเส้นทางหนังสือว่าทำอะไรมาบ้าง ส่งต่อไปให้ใคร และอยู่สถานะไหน เป็นต้น

5. เมนูรายงาน เป็นเมนูแสดงรายงานแยกตามทะเบียนหนังสือของเทศบาล และประเภทหนังสือ สามารถค้นหาหน่วยงานและช่วงวันที่หนังสือได้

6. เมนูตั้งค่าระบบ เป็นเมนูในการตั้งค่าการทำงานที่จำเป็นต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น การตั้งค่าความเร็วหรือความด่วนของเอกสาร การตั้งค่าชั้นความลับ ระบุวัตถุประสงค์ ตั้งค่ารูปแบบการรับ และตั้งค่าหน่วยงาน เป็นต้น

จุดเด่นของ E-Saraban จาก Bedrock

ด้วยเมนูที่ออกแบบมาอย่างรอบด้านครบกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่าย ทั้งสร้าง ระบุรายละเอียด แนบไฟล์ อนุมัติ ส่งเอกสาร ตรวจสอบเส้นทางเอกสาร รวมถึงระบบชั้นความลับได้ด้วย จึงทำให้ E-Saraban จาก Bedrock มีจุดเด่นที่แตกต่างและช่วยสนับสนุนงานบริการจัดการท้องถิ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น

-สร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างครบวงจร

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock สามารถสร้างเอกสาร ตรวจสอบเส้นทาง ระบุรายละเอียดเอกสาร แนบไฟล์ พร้อมกำหนดลำดับการอนุมัติตามผังองค์กร ซึ่งเรียกว่าครบวงจรในระบบเดียว

-รองรับการอนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลา

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock ออกแบบให้ผู้ใช้งานสามารถพิจารณาเอกสารและติดตามเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งช่วยให้การทำงานของผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องทำงานได้อย่างยืดหยุ่นขึ้น

-ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ถูกต้องตามกฎหมาย

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock ใช้ Signature Encryption ซึ่งเป็นลายมือที่ประทับบนเอกสารที่มีกระบวนการทางกฎหมายรับรอง (Digital Signature) จึงทำให้ใช้เป็นเอกสารกลางในการประสานงานภายในและภายนอกองค์กรได้

-เอกสารปลอดภัยและตรวจสอบได้

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock มีฟังก์ชันในการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร การอนุมัติ และส่งต่อเอกสาร ไม่เพียงเท่านั้นทุกกระบวนการของการจัดทำเอกสารจะถูกบันทึกเก็บไว้ทั้งหมด พร้อมจัดเก็บข้อมูลเอกสารให้ปลอดภัยบน Cloud ด้วย

-ใช้งานได้ทั้ง Website และ Mobile Application

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock สามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์และแอปพลิเคชันบนสมาร์ตโฟน อีกทั้งยังออกแบบขั้นตอนการสร้าง ส่งต่อ และอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าใจง่าย เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้ง่าย ทำงานได้อย่างยืดหยุ่น และเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการจัดการเอกสารของท้องถิ่น

- ค้นหาเอกสารง่าย

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาการจัดการกับเอกสารจำนวนมาก จึงมีการออกแบบการแสดงผลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าใจได้ง่าย และสามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย เพื่อช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ

- แจ้งเตือนทุกการกระทำ ติดตามเอกสารได้ทันที

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock มีฟังก์ชันการแจ้งเตือนการกระทำ ป้องกันการลืม และยังสามารถอัปเดตสถานะ ดูภาพรวม และเส้นทางของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ จึงทำให้สามารถติดตามเอกสารแบบเรียลไทม์ได้

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Saraban จาก Bedrock คืออีกหนึ่งเทคโนโลยีที่จะช่วยเติมเต็มช่องว่างและลดอุปสรรคในงานด้านเอกสารขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นได้ หากสนใจสามารถติดต่อได้ที่อีเมล: contact@bedrockanalytics.ai หรือ Line หรือ Facebook