ทำอย่างไรให้พนักงานขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น พร้อมใจกันเปิดรับเทคโนโลยีใหม่หรือเครื่องมือใหม่ในกระบวนการทำงานด้วยความสมัครใจ แบบไม่รู้สึกว่าถูกบังคับ วันนี้ Bedrock มี 7 ไอเดียพัฒนาบุคลากรในท้องถิ่นให้เปิดรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการทำงานมาแนะนำกัน

1. เข้าใจเหตุผลที่แท้จริงในการไม่เปิดรับเทคโนโลยี

การที่ผู้บริหารท้องถิ่นจะโน้มน้าวใจให้บุคลากรขององค์กรปกครองท้องถิ่นให้เปิดรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการทำงานได้ จะต้องเข้าใจถึงเหตุผลที่บุคลากรไม่กล้าเปิดรับเทคโนโลยีก่อน ซึ่งแต่ละท้องถิ่นอาจมีความแตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็น รู้สึกไม่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ รู้สึกถูกบังคับให้ใช้ ได้รับข้อมูลไม่เพียงพอ ไม่เห็นประโยชน์ของเครื่องมือนั้น รู้สึกไม่มั่นใจในการใช้เทคโนโลยี กลัวความปลอดภัยเรื่องข้อมูลส่วนตัว กลัวการเปลี่ยนแปลง เป็นต้น ซึ่งเมื่อหาได้แล้วก็จะทำให้รู้ว่าควรจะสื่อสารหรือโน้มน้าวใจพนักงานอย่างไรให้ตรงจุด

2. ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจก่อนนำเทคโนโลยีมาใช้

การเปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรปกครองท้องถิ่นมีส่วนร่วมในการบริหารจัดการ การวางแผน และการตัดสินใจจะช่วยให้เกิดความรู้สึกมีส่วนร่วม พร้อมพัฒนาไปกับผู้นำท้องถิ่น ที่สำคัญผู้ที่จะต้องใช้เทคโนโลยีมากที่สุดก็คือกลุ่มพนักงานระดับปฏิบัติการ ดังนั้นจึงควรถามความคิดเห็นของเจ้าพนักงานท้องถิ่นก่อน เช่น

- ทำแบบสอบถามความคิดเห็นเจ้าพนักงานและผู้ที่เกี่ยวข้องแบบภาพรวม เช่น ปัจจุบันมีปัญหาอะไรบ้าง ต้องอะไรที่จะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นหรือไม่ ต้องการเทคโนโลยีอะไรมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่ มีปัญหาหรืออุปสรรคในการเทคโนโลยีหรือไม่ คุณพร้อมที่จะใช้เทคโนโลยีหรือไม่ อย่างไร เป็นต้น

- ตั้งทีมในแต่ละส่วนงานขึ้นมา เพื่อรวบรวมความคิดเห็น สำรวจความคิดเห็น และแนะนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับส่วนงานนั้น

3. สื่อสารให้เห็นประโยชน์ของเทคโนโลยี

การขาดการสื่อสารกับพนักงานและการให้ข้อมูลที่ไม่เพียงพอ จะทำให้พนักงานไม่เข้าใจถึงประโยชน์ของเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้ อาจเกิดการต่อต้านได้ แม้จะรู้ว่าเทคโนโลยีนั้นช่วยได้ แต่ก็ส่งผลต่อกระบวนการทำงาน ความยุ่งยาก และการปรับตัว ดังนั้นผู้บริหารจึงควรสื่อสารให้ชัดเจนว่าเทคโนโลยีเหล่านี้จะช่วยให้ทำงานง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไรบ้าง เพื่อลดข้อกังวลของพวกเขา สำหรับวิธีการสื่อสารก็ทำได้ง่ายมาก อย่างเช่น

- การจัดประชุม เพื่อแนะนำเครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้และเปิดโอกาสให้สอบถามและแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดกว้าง ทั้งคืออะไร ประโยชน์ วิธีการใช้งาน ความยากง่ายในการใช้งาน ข้อดีและข้อควรระวัง เป็นต้น

- จัด Workshop หรือการอบรมเชิงปฏิบัติการ เพื่อเปรียบเทียบเทคโนโลยีใหม่กับการทำงานในแบบเดิมโดยอาจแบ่งพนักงานเป็น 2 ทีม ให้ทดลองเทคโนโลยีใหม่ในการทำงานกับการทำงานในแบบเดิม เพื่อเปรียบเทียบวิธีการใช้งาน กระบวนการทำงาน และผลสัมฤทธิ์ที่ได้รับ

4. หาพี่เลี้ยงสอนใช้งาน

การนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กร ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางหรือพนักงานฝ่ายไอทีหรือฝ่ายเทคนิคอย่างเดียวเท่านั้นที่จะให้ความรู้หรือคำแนะนำ ซึ่งผู้บริหารอาจจัดหาผู้ที่มีความชอบเกี่ยวกับเทคโนโลยี คนรุ่นใหม่ คนที่เรียนรู้ได้เร็ว คนที่มีมนุษยสัมพันธ์ดี หรือคนที่สื่อสารเก่งก็ได้ มาทำหน้าที่พี่เลี้ยงหรือติวเตอร์คอยแนะนำเมื่อเกิดปัญหาหรือมีคำถามเกี่ยวกับระบบใหม่หรือเครื่องมือใหม่ที่นำมาใช้งาน ซึ่งจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าพร้อมที่จะเรียนรู้ มั่นใจที่จะใช้งาน กล้าที่จะถาม และไม่ถูกทิ้งให้ใช้งานกับระบบที่ไม่คุ้นเคย

5. ฝึกอบรมทักษะใหม่หรือเทคโนโลยีใหม่

นอกจากภายในองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นจะประชุมและสอนการใช้เทคโนโลยีกันเองแล้ว การเปิดโอกาสให้พนักงานไปอบรมทักษะใหม่หรือเทคโนโลยีใหม่จะช่วยให้พนักงานเปิดรับและมั่นใจที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่มากขึ้น ซึ่งผู้บริหารอาจจ้างหรือเรียนเชิญหน่วยงานต่าง ๆ มาให้ความรู้หรือแนะนำระบบใหม่แก่พนักงาน หรืออาจส่งพนักงานไปเข้าร่วมอบรมหลักสูตรที่น่าสนใจ ทั้งออนไลน์หรือนอกสถานที่ก็ได้

6. ให้พนักงานได้เรียนรู้ด้วยตนเอง

การเปิดโอกาสให้พนักงานเรียนรู้ด้วยตนเองแบบอิสระ จะช่วยลดความกดดันและการเปรียบเทียบความสามารถในการใช้เทคโนโลยีกับเพื่อนร่วมงานได้ ดังนั้นผู้บริหารอาจจะเปิดระบบให้พนักงานทดลองใช้ด้วยตนเองแบบอิสระ พร้อมจัดทำข้อมูลและเอกสารให้ความรู้แก่พนักงานในการใช้งาน เช่น ทำคู่มือการใช้งาน ทำไฟล์วิดีโอสอนการใช้งาน ไฟล์เสียงสอนการใช้งาน เป็นต้น เพื่อให้พนักงานสามารถฝึกและทบทวนการใช้งานด้วยตนเองได้ตามความสะดวก

7. ให้คำชมเชยหรือมอบรางวัล

หนึ่งในสิ่งที่ช่วยสร้างแรงจูงใจในการปรับตัวของพนักงานยุคดิจิทัลก็คือ คำชมเชยหรือการมอบรางวัลตอบแทนการร่วมมือร่วมใจในการปรับตัวหรือการใช้เทคโนโลยีใหม่ในการทำงาน เพื่อสร้างความไว้วางใจ และแรงกระตุ้นในการทำงานให้เท่าทันยุคดิจิทัล เช่น

- การชมเชย เมื่อเรียนจบหลักสูตรพัฒนาทักษะ ชมเชยเมื่อใช้ระบบใหม่ให้บริการประชาชนสำเร็จ ชมเชยเมื่อลดเวลาการทำงานให้น้อยลงหลังใช้ระบบดิจิทัลใหม่ เป็นต้น

- การให้รางวัล ด้วยประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดี เมื่อพนักงานสามารถปรับตัวและเปิดรับการใช้เทคโนโลยีในการทำงาน การให้ของรางวัลเล็กน้อยเมื่อทำภารกิจสำเร็จ เช่น สามารถใช้ระบบใหม่บริการประชาชนครบตามจำนวนที่ตั้ง การลดเวลาในการทำงานลงเมื่อใช้ระบบใหม่ในการทำงาน การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนงานต่าง ๆ เป็นต้น

นี่เป็นเพียงไอเดียส่วนหนึ่งที่หวังว่าจะช่วยให้ผู้บริหารท้องถิ่นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการพัฒนาบุคลากรขององค์กรปกครองท้องถิ่นให้เปิดรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการทำงานได้ ท้องถิ่นใดที่เห็นว่าเทคนิคเหล่านี้เหมาะกับท้องถิ่นของเรา ลองนำไปทำตามกันได้นะครับ

ขอบคุณข้อมูล

https://www.spiceworks.com/hr/future-work/guest-article/8-strategies-to-help-employees-adapt-to-new-technology-in-the-workplace/